Situațiile de criză și deciziile optime

Situațiile de criză - factori și cauze

Ce facem când organizația noastră se află într-un moment neprielnic, mai precis când ne întâlnim cu situatiile de criza? Permanent apar factori care ne erodează rezultatele companiei. Uneori sunt factori vizibili și ne forțează să luăm măsuri imediat, alteori sunt factori mascați care pot fi trecuți cu vederea și observați doar când efectele sunt deja foarte grave. Mai sunt și situații când nu avem cunoștințele necesare pentru a observa și identifica o situație problematică sau efectiv, tot din lipsa de competente manageriale, luăm decizii greșite care au efecte neplăcute și neanticipate de noi inițial.

Insuficiența banilor în companie

Indiferent de sursa problemelor, ceea ce contează cu adevărat este identificarea practică și reală a cauzelor acestora.

Una dintre aceste probleme serioase, foarte frecventă de altfel, este “insuficiența banilor” în companie. Exceptând situația în care lipsa banilor este doar o chestiune cash-flow, respectiv de facturi neplătite la timp de către clienți, situația cel mai des întâlnită este cea în care sumele de capital ce intră în companie nu acoperă sumele de bani care ies din companie. Întrebarea care se ridică întotdeauna în acest caz este ce ar trebui să fac? Cresc veniturile sau reduc cheltuielile? Răspunsul logic este: ambele!

Particularitatea acestui răspuns bivalent este că în cazul veniturilor nu avem control total pentru că sunt banii altora și îi putem obține doar în anumite condiții și cu limitări date de mărimea pieței, sezonalitate etc. Probabil că la acest capitol fiecare antreprenor a făcut deja cam tot ce se putea încercând să maximizeze veniturile obținute. Pornind de la această realitate vom realiza că noi avem control total doar pe cheltuieli, fiind singurii care stabilim, prin deciziile noastre, nivelul planificat și cel real - de cheltuieli ale organizației. În privința acestui capitol, cel al cheltuielilor, există un principiu pe care e recomandat să îl avem în minte atunci când ne gândim să angajăm cheltuieli: “Banii din buzunar/cont sunt cei mai ieftini bani întrucât nu mai trebuie să muncim sau sa facem eforturi pentru a-i obține/deține!” Din acest motiv nu ar trebui să renunțăm la această resursă cu ușurință, ci să avem grijă să o folosim doar pentru ceea ce este absolut necesar în cadrul companiei. Sună simplu, dar “punerea în scenă” a acestor principii nu e întotdeauna facilă.

Care sunt elementele cheie prin care putem optimiza cheltuielile?

1. În primul rând trebuie să ne cunoaștem procesele interne și să conștientizăm care este necesarul efectiv de resurse pentru execuția eficientă a ciclurilor de proces astfel încât să obținem produsele sau serviciile așteptate de clienții noștri existenți și potențiali. Toate aceste necesități pot fi cuantificate în bani și astfel vom avea date clare privind ordinul de mărime a resurselor financiare necesare pentru o lună sau pentru un an.
2. Este necesar să înțelegem care este impactul fiecărei cheltuieli în cadrul procesului și în ce măsură această cheltuială influențează rezultatul final.
3. Ar fi foarte util să cunoaștem și nivelul de valoare adăugată din fiecare activitate pentru a înțelege ce procent din resursele alocate activității respective se transformă în valoare adăugată și cât devine pierdere sau risipă.
4. Este extrem de important să avem o structură definită și stratificată a cheltuielilor totale grupate în categorii și clase de cheltuieli, mai precis să funcționăm pornind de la un buget structurat.
5. Asumarea unei discipline bugetare riguroase atât în privința bugetului de venituri cât și în privința celui de cheltuieli.

Atunci când principiile de mai sus sunt îndeplinite vom avea ca rezultat o imagine de ansamblu și o detaliere clară a tuturor aspectelor care generează cheltuieli. În acest moment putem analiza care dintre acestea sunt necesare în proces și care nu sunt absolut necesare și pot fi eliminate sau reduse aproape de 0.

Totodată putem analiza dacă actualele cheltuieli existente sunt la nivelul necesar sau sunt peste nivelul optim sau dacă maschează pierderi ori risipă în cadrul activităților pentru care sunt angrenate resurse.

Decizii manageriale generate de cifre

Informațiile obținute in acest mod ne vor ajuta să analizăm eficienta procesului în ansamblu și, de asemenea, ne vor oferi indicii despre modul în care vom putea eficientiza procesele astfel încât acestea să solicite mai puține resurse.

În concluzie, este necesar să înțelegem foarte bine ceea ce se întâmplă în companie pentru a putea controla și optimiza cheltuielile astfel încât să nu periclităm valoarea generată către pentru client și, în consecință, generarea de venituri pentru companie. Din perspectiva noastră reducerile arbitrare la nivelul bugetelor ar trebui să fie interzise!!! Principial niciodată nu reducem la întâmplare pentru simplul motiv că există șanse reale să pierdem mult mai mult decât să economisim.

Cel mai eficient mod de a avea informații în timp real despre toate cele descrise mai sus este să utilizăm instrumente digitale precum Adaptive Management Financial și să urmărim, prin intermediul acestora, nivelul de disciplină bugetară precum și rezultatele efective raportate la cele țintă. Este extrem de probabil ca utilizarea acestor instrumente, însoțită de o disciplină bugetară riguroasă, ne va ajuta să ocolim situațiile de criză identificate mai sus pentru simplul motiv că ne oferă toate pârghiile și datele necesare pentru a putea lua decizii manageriale corecte și argumentate. O altă consecință a utilizării Adaptive Management Financial este aceea că vom obține stabilitate și predictibilitate din punct de vedere financiar.